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关于库存调整,这几种盘点差异的处理办法你一定要知道

仓库社区(来源:仓库社区) 2019-07-15 09:34  浏览:92次

大多数仓库从业者以及仓库软件设计者将库存调整理解成直接修改库存数据,以达到平衡库存实物数据和账面数据;理由是这样做速度快、效率高、简单明了,好理解,我们将此做法称为狭义的库存调整。 

那么,直接修改库存就一定好么。按照辩证的观点,所谓有利必有弊;得了便宜的事情,必然会在其他地方给你带来麻烦。 

本文的目的是讨论一般人理解的库存调整(也就是狭义的库存调整,直接修改库存的那种),不是故意诋毁“直接改库存”有多坏,而是希望分析出其优劣点,让各位同行朋友有更多的选择,下文有细述关于盘点差异的十八种处理办法。 

关于盘点,这是一个老生常谈的问题,可能有些仓库管理老鸟会对此嗤之以鼻。但是,作为仓库管理中的重要组成部分,在日常管理中,盘点的重要性常常被仓库主管们忽略,认为只要保证了入出库的准确性,库存数据肯定没问题。 

殊不知,哪怕最微小的一个误差(这个误差不一定是仓库管理人员造成的,也有可能是上下游客户造成的),在日积月累下,就可能产生连锁反应,造成库存数据的巨大偏差。 

我们在项目现场中经常遇到因为盘点没做好(盘点过程没做好或者对盘点结果没处理好)而导致出现大量的库存误差,造成企业不必要的损失。 

比如某知名品牌酒类仓库,年终盘点发现有两千多件商品和账目不符,双方约定暂时账务与实物同时冻结,暂不处理(这绝对是个不定时炸弹,什么时候处理,难道要留待子孙后代处理)。 

再比如某知名品牌食品仓库,年终盘点时发现二百多万货值的商品过保质期,甲乙双方在责任认定上互相指责(作为业内人士,百分百认定是仓库企业责任,暂且不提为何没控制好先进先出,如果早盘点早发现早通报早处理,至少不会拖到年底产生纠纷;哪怕是因为客户货物滞销导致,至少也要及时发现并向客户通报结果)。 

盘点,就是为保证库存准确性,通过实物清点结果和账面结果对比,发现实物库存和账面库存之间的差异,并及时纠正和调整。以上是我们对盘点的定义(没参考度娘和教科书)。 

那么盘点的目的就是为保证库存的准确性,这个准确性包括数量的准确性、存放位置的准确性、存货质量的准确性等。 

再深究一下,为什么要保证库存准确性呢(有点啰里啰嗦了),有多方面,一方面是为了保证日常入出库业务的顺畅;另一方面是为了及时发现日常业务管理中的问题;第三是为仓库及其上下游机构提供决策支持。 

再细致的解释我们就不在本文阐述了。下文着重介绍如何处理账面库存结果和实物库存结果之间的差异。 


保证盘点结果的准确性                 


发现库存差异的前提,是实物清点库存和账面库存都是准确的。账面库存的准确性暂时不在本文讨论;实物清点也必须要有准确性,否则拿它和账面库存去比较就失去了意义。 

没有明确目的、应付了事的盘点,是很难获得准确实物库存信息的;不准确的实物清点信息,不仅对发现盘点差异没有丝毫帮助,反倒容易造成库存信息混乱,做无用功,使员工丧失对库存准确性的信心。 

1、复核制盘点 

那么怎样保证实物清点信息的准确性呢,一般的做法是建立盘点管理制度,制定盘点操作流程,建立奖惩制度,要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等,这些都是一些主观的管理办法。 

在大量的库存数据面前,单靠人工方式去盘点(哪怕是借助了RF、RFID等盘点工具)是很容易出现人为误差的。 

假定每个人清点库存数据的准确率是99%,实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上。 

如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比,那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差,增加盘点差异的处理复杂度。 

为了避免实物清点结果本身的误差,有条件的企业一般采用复核盘点制度,也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点。 

两波次人员一次盘点的准确率是99%*99%=98.01%,同时误差率是1%*1%=0.01%;也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话,两个波次人员同时盘点,其结果本身的误差率只有万分之一,这个误差率我们一般是能容忍的(也可以到第三波次,将误差率降到百万分之一)。 

仔细的读者可以发现,两波次人员同时盘点准确率在98.01%,误差率0.01%,误差率是低了,但准确率也没有提升,跟着降低了。 

我们来看这个公式:98.01%+0.01%=98.02%≠100% 

这中间差的1.98%到哪里去了呢。 

假设两个波次的盘点人员分别为A和B,这个内容,实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分。在将A和B的清点结果合并成最终的盘点结果之前,A和B之间要就差异部分进行复盘,直至消除这1.98%的差异,这样A和B的最终结果准确率就都是99.99%。 

所有初次接手的仓库项目,人员还不熟练的仓库项目,库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制(哪怕会消耗双倍的人力)。 

采用复核制盘点,可以增强员工的责任心(互相监督,互相核查),便于盘点制度奖惩制度的落实(有据可查)。如果实在人手不足,也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差。 

2、循环盘点 

当仓库管理足够顺畅,人员有足够的能力把握盘点数据的准确性的时候,可以考虑减少或取消复核盘点,将盘点本身产生的误差交由和账务比较来发现。 

为了消除清点本身产生的误差对盘点差异的影响,我们经常对差异部分进行再次盘点,即是循环盘点。 

循环盘点是针对账面库存和实物库存之间的差异,就差异部分再次进行清点,以减少因为上一次清点误差对盘点结果的影响。 

具体的循环次数视实际清点准确率而定,比如准确率是90%的清点,循环两次(加上第一次原始数据后是三次)后的准确率是100%-(10%)³=99.9%。当然,每次循环后都要对实际清点结果进行修正。 

复核盘点与循环盘点的区别是,复核盘点是事前消除盘点结果误差,循环盘点是事后消除盘点结果误差。 


盘点差异的处理办法                


前文中提到,盘点结果与账面库存结果之间的差异,主要有三种,一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异。 

盘点管理中容易出现的一个误区是,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用。 

殊不知,仓库管理中没有无缘无故的爱也没有无缘无故的恨,出来混总是要还的。不管是未对盘盈物品做通报,还是贪墨了客户物品,积累到一定程度,迟早都要被发现的。 

盘点的目的是发现差异,并消除差异。消除差异的办法,是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的。 

1、盘盈的处理办法 

盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多。出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同。 

1.1 出库时货品少发造成的盘盈 

这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法。大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位。 

A、如果收货方要求补发,则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记。 

B、如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单,修改出库单内容(减少出库数量)。 

实际情况是,对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的,这种情况才可以做一个退货入库操作。不管是修改出库数量还是做退货入库,都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致。


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